TL;DR
Diese Woche habe ich den Grundstein für eine neue Buchhaltungs-Automatisierung gelegt, weil sich meine Business-Struktur zum Jahreswechsel verändert hat. Statt einer Standardsoftware setze ich auf ein eigenes System, das zu meinem konkreten Setup mit Freiberuf und Gewerbe passt. Das Ziel ist ein Ablauf, der wiederkehrende Belege automatisch erkennt, verarbeitet, korrekt zuordnet und in die passende EÜR übernimmt und dabei auch die wiederkehrende Rechnungserstellung abdeckt. Die Planung ist abgeschlossen, offene Fragen sind geklärt, und der erste Teil läuft. Nächste Woche folgt die Umsetzung der restlichen Workflows für Belegverarbeitung, Zuordnung und weitere Buchungslogik. 🧾
Kontext & Ziel
Zum Jahreswechsel habe ich meine Struktur angepasst: vom reinen Gewerbe hin zur zusätzlichen freiberuflichen Tätigkeit. Damit sind die Anforderungen an meine Buchhaltung deutlich gestiegen. Ich brauche jetzt nicht nur eine saubere Umsatzsteuer-Logik mit regelmäßiger Voranmeldung, sondern parallel auch zwei getrennte EÜR-Stränge für Freiberuf und Gewerbe.
Das eigentliche Problem war nicht „zu wenig Tools“, sondern „kein Tool passt zu meinem Fall“. Ich brauche eine gemeinsame Sicht für die Umsatzsteuer, aber gleichzeitig eine klare Trennung bei den EÜR-Daten.
Ich habe deshalb Anfang des Jahres eine eigene Dokumentation aufgebaut: Welche Belege brauche ich? Welche Regeln gelten? Welche Steuerkategorie landet wo? Welche Nummernkreise laufen getrennt? Welche Meldungen sind relevant?
Aus dieser Vorarbeit ist jetzt die Automatisierungs-Idee entstanden.
Der Scope für diese Woche war: Planung fertigstellen, offene Fragen systematisch klären, Architektur aufstellen und den ersten n8n-Workflow umsetzen. Im Ziel soll das System wiederkehrende Belege automatisch erkennen, umbenennen, in die richtigen Ordner verschieben, korrekt in die EÜR eintragen und die dazugehörige Rechnungserstellung abbilden. Nicht Teil dieser Woche war die vollständige Automatisierung aller Belegarten. Das ist der zweite Teil nächste Woche.
Meine Anforderungen
Ich möchte meine monatliche Buchhaltung mit klaren Regeln automatisieren.
Ich brauche ein System, das Freiberuf und Gewerbe sauber trennt, aber die Umsatzsteuer zusammenhängend auswertbar macht.
Ich möchte Rechnungen und Belege fortlaufend und konsistent benennen, damit später nichts gesucht werden muss.
Ich will EÜR-Eintraege mit der richtigen Steuerkategorie automatisch anlegen, statt jeden Monat dieselben Felder neu zu tippen.
Ich brauche einen robusten Prozess für wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben (z.B. Kunden, Google, Etsy, Ravelry und Deutsche Post).
Ich möchte möglichst wenig LLM dort einsetzen, wo eine klare Regelautomatisierung zuverlässiger ist.
Mein AI-Workflow
Für Planung und Strukturierung habe ich mit Claude Code gearbeitet und die Anforderungen schrittweise in einer HTML-Dokumentation gesammelt. Wichtig war dabei: offene Fragen aktiv sammeln, beantworten und Entscheidungen festhalten, statt nur „im Kopf“ oder im Chat weiterzubauen. Die Umsetzung selbst läuft in n8n als Automationsplattform, weil dort Trigger, Google-Integrationen und Prozesslogik gut zusammenkommen.
Was das Tool können wird
Das Tool besteht aus zwei getrennten Workflows.
👉 Workflow 1 ist der Beleg-Workflow und wird manuell gestartet.
👉 Ich kopiere meine Belege in den Input-Ordner und starte dann den Ablauf.
👉 Danach werden die Dateien automatisch erkannt, passend umbenannt, in die richtigen Zielordner verschoben und mit den korrekten Belegnummern versehen.
👉 Anschliessend werden die Daten in die passende EÜR eingetragen.
👉 Wenn dabei ein Google-AdSense-Beleg enthalten ist, wird auf Basis dieses Belegs auch automatisch die dazugehörige Rechnung erstellt.
👉 Workflow 2 ist davon getrennt und läuft monatlich per Zeitplan.
👉 Dieser Ablauf ist unabhängig von den Belegen im Input-Ordner und erstellt die wiederkehrende Freiberuf-Rechnung an einen Kunden automatisch.
👉 Der Workflow prüft, ob die Rechnung bereits existiert, vergibt die nächste Rechnungsnummer, erzeugt das PDF aus der Vorlage und schreibt den zugehörigen EÜR-Eintrag.
So wird aus einem wiederkehrenden Prozess ein reproduzierbarer Standardablauf mit deutlich weniger manuellen Fehlerquellen. ✅
Stack & Tools
Automation: n8n (self-hosted)
Dokumente und Dateiablage: Google Drive, Google Docs, Google Sheets
Projekt- und Wissensbasis: Eigene Steuer- und Buchhaltungsdokumentation plus strukturierte HTML-Projektdokumentation
Herausforderungen & Learnings
Die wichtigste Erkenntnis war wieder: Ausführliche Planung spart später massiv Debugging-Zeit. Ich habe diese Woche erst Architektur, Regeln und Sonderfaelle geklärt und dann implementiert. Das hat die Umsetzung des ersten Workflows deutlich ruhiger gemacht, auch wenn es viel Claude-Kontext gepostet hat.
Spannend war auch, wie gut ein regelbasierter Ansatz in meinem Fall funktioniert. Meine Einnahme- und Ausgabekanäle sind überschaubar, wiederkehrend und klar benennbar. Dadurch kann ich mit Regeln arbeiten und muss nicht sofort alles mit LLM lösen.
Ein weiteres Learning ist die klare Priorisierung: Erst die wiederkehrenden Fälle automatisieren, dann seltene Sonderfälle ergänzen. Genau deshalb werde ich erst nächste Woche klären, ob nicht wiederkehrende Belege mit LLM kategorisiert und eingetragen werden können, oder ncht.
Keine Live-Demo
Aktuell ist kein Frontend geplant, die Vorgänge werden in n8n gestartet.
Fazit
Woche 25: ✅
Diese Woche gab es noch nicht viel zu zeigen, aber das Fundament steht. Und genau das war die richtige Entscheidung. Ich habe jetzt eine vollständige Planungsbasis mit klaren Regeln und dokumentierten Entscheidungen plus einen ersten n8n-Workflow, der einen echten monatlichen Buchhaltungsprozess bereits abnimmt.
In Woche 2 geht es an die restlichen Workflows für Belegverarbeitung, weitere Quellen und die erweiterten EÜR-Flows. Wenn das wie geplant steht, habe ich künftig eine Buchhaltung, die nicht nur korrekt ist, sondern auch wirklich zu meinem Alltag passt.
